Büroraum Umstrukturierung: Chancen und Möglichkeiten für Unternehmen

Büroraum Umstrukturierung: Chancen und Möglichkeiten für Unternehmen

Mit der Büroraumgestaltung werden Arbeitsräume restrukturiert und
modernisiert. Es entstehen geschickte Lösungen, die intern zu einer höheren
Unternehmensidentifikation und mehr Wohlbefinden am Arbeitsplatz führen und extern für ein starkes Image sorgen.

Ein «Workplace-Change» wird von Spezialisten individuell für eine Firma entwickelt und produziert. Ein erfolgreiches Projekt berücksichtigt die aktuelle und künftige Unternehmenssituation und beinhaltet Kultur, Arbeitsprozesse und Nutzerbedürfnisse. Doch braucht jedes «in die Jahre gekommene» Büro eine Umgestaltung, damit sie Mitarbeitende zufriedenstellen kann? Welche Schritte erwartet das Projektteam und wann ist der perfekte Zeitpunkt für eine Büromodernisierung? Diese und weitere Antworten werden in diesem Artikel beschrieben.

Moderner Arbeitsplatz fuer Unternehmen und Mitarbeitende

Der perfekte Zeitpunkt für eine Büroum- strukturierung

Oft werden Arbeitsräume modernisiert, wenn das eigene Büro neu gebaut, renoviert oder umgezogen wird. Die Neugestaltung von Büroräumlichkeiten kann aber auch als Konsequenz eines strategischen Kulturwandels entstehen. Einige Unternehmen rekonstruieren ihre Unternehmens-DNA in Büroräumen auch nach einem Rebranding, um ihre Firmenphilosophie, ihren Unternehmenszweck und das Image gegen Innen und Aussen bewusst zu stärken. Bauliche Veränderungen sind für viele Unternehmen eine grosse Chance. Sie bieten einen strategischen Wendepunkt für eine mögliche Transformation oder Stärkung der Unternehmenskultur. Denn die Kultur hat Einfluss auf die Unternehmensprozesse, und diese Wiederum auf die Struktur und Einrichtung der Arbeitsräume.

Der sanfte Zwang der Megatrends

Vielfach diktieren Megatrends die ausbautechnischen Veränderungen von Büros. Der «Fight for Talents» zwingt Unternehmen dazu, neue Strategien anzulegen, die begabte Mitarbeitende anziehen und diese im Unternehmen zu behalten. Google, zum Beispiel, kreiert aus ihren Arbeitsräumen ganze Spielplätze, eröffnet Erholungs- und Fitnesscenter, um ihren Mitarbeitenden am Arbeitsplatz das «ein bisschen mehr» zu bieten. Denn für Mitarbeitende ist der Wohlfühlfaktor am Arbeitsplatz ein entscheidendes Kriterium für die Arbeitgeberauswahl. Demnach steht die Umstrukturierung von Büroräumlichkeiten oft ganz oben auf der Taskliste von Unternehmensstrategien.
Auch die rasant fortschreitende Digitalisierung stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen. Home-Office und Flex-Work haben unser Verständnis von «zur Arbeit gehen» völlig verändert. Die neue Arbeitnehmerkultur erfordert bewegliche und transformierbare Arbeitsplätze. Nicht zuletzt gehört zu jedem gut geführten Unternehmen eine Nachhaltigkeitsstrategie, die auch die Büromöbel und Innenausbauten, sowie die verwendeten Materialien für die Inneneinrichtung umfasst.

Wo startet ein Workplace-Change-Management-Projekt?

 Meist haben Verantwortliche ein Bild im Kopf, aber noch keine genauen Vorstellungen davon, wie ihre neuen Büroräume aussehen und strukturiert sein sollen. Auch die Frage, welche Anforderungen das neue Büro erfüllen muss und wie ihre Unternehmens-DNA in einem Arbeitsraum abgebildet werden kann, wird von Laien meist nur unvollständig beantwortet. Ein professioneller Partner für Workspace Change-Management hilft, über den Tellerrand zu sehen. Er begleitet Unternehmen von der ersten Entwicklung bis zur Umsetzung und sieht sich als neutraler Sparringpartner, der als Coach einzelne Komponenten der Führungs- und Teamkultur sowie der Prozessstruktur analysiert und weiterentwickelt, um diese in der neuen Raumgestaltung effizienter und effektiver umzusetzen.

Christian Petrini, CEO der Vifian Möbelwerkstätte erklärt, wo der Fokus zu Beginn eines Workspace-Change-Management-Projektes liegt: «Der Identifikation von Nutzern wird viel Aufmerksamkeit geschenkt. Wir wollen wissen, welche Mitarbeitenden sich in den verschiedenen Räumen bewegen, welche Arbeitsschritte sie ausführen und ob sie dies allein oder im Team tun. Mit dem neuen Büro soll eine Arbeitsumgebung entstehen, die den «Bewohnern» dient. Eine identitätsfremde Umsetzung würde langfristig für Unzufriedenheit am Arbeitsplatz sorgen», sagt Petrini. «Aber es gibt weitere Punkte, die in einem erfolgreichen Projekt schon zu Beginn berücksichtigt werden müssen: Durch die Veränderung von Arbeitswelten in Richtung Kommunikation und Kollaboration verändern sich auch Arbeitsräume zu offenen Zentren der Begegnung und Zusammenarbeit. Es entstehen stimulierende Räume mit smarter Inneneinrichtung und flexiblen Arbeitsplätzen. Diese Umgestaltung hat grossen Einfluss auf die Lichtverhältnisse und die Akustik in einem Raum. Nebst den wichtigen Punkten der Nutzeridentifikation und des Nutzerverhaltens macht sich das Team schon zum Projektstart Gedanken über die Materialisierung von individuell hergestellten Innenausbauten und Möbeln sowie deren differenzierten und nachhaltigen Einsatz über das komplette Büro.

Passen die aktuellen Büroräumlichkeiten zu den Bedürfnissen des Unternehmens?

Ob die aktuellen Büroräumlichkeiten zu den Bedürfnissen des Unternehmens passen, wird in einem geführten Workshop evaluiert. Zusammen wird die aktuelle Situation beschrieben, mögliche Chancen und Gefahren definiert und ein Idealfall abgebildet. Oft entstehen schon in dieser Phase erste Ideen zur Prozessoptimierung und der Entwicklung von individuellen Inneneinrichtungen oder Möbel, die Prozessschritte vereinfachen.

Vifian hilft Unternehmen, ihre Büroräumlichkeiten zu modernisieren. Sie unterstützt bei der Erarbeitung der Projektidee, fertigt Prototypen und übernimmt die technische Entwicklung, die Herstellung und die Montage von individuellen Innenausbauten und Möbeln.